Algengar spurningar (Q&A)

Hvernig hefst samstarfið?

Samstarfið hefst á samtali þar sem farið er yfir stöðu sveitarfélagsins, helstu stefnur og áætlanir og núverandi vinnulag. Jafnframt er rætt hvaða áskoranir eru brýnastar og hvar Stefnuvaki getur skapað mest virði.

Í framhaldinu er þjónustan afmörkuð, tengiliður skilgreindur og gerður þjónustusamningur með skýrum vinnuramma.

Hvað liggur fyrir eftir fyrstu þrjá mánuðina?

Fyrstu mánuðirnir fara í að greina stöðuna og byggja upp yfirsýn. Helstu stefnur og áætlanir eru flokkaðar og færðar í Stefnuskrá með upplýsingum um stöðu, ábyrgð, tengsl og næstu tímamót.

Jafnframt eru valin tvö til þrjú forgangsmál og mótaðar tillögur að næstu skrefum. Í boði er að halda vinnustofu með sveitarstjórn og lykilstjórnendum til að skapa sameiginlegan skilning og forgangsröðun.

Hvað liggur fyrir eftir sex mánuði?

Innan sex mánaða er stefnt að því að sveitarfélagið hafi eignast sína eigin Handbók um stefnur og áætlanir. Þar eru hlutverk, viðmið, gátlistar og verklag við gerð, samþykkt, framkvæmd og endurskoðun stefna og áætlana skýrð.

Stefnuskrá hefur þá verið uppfærð, vinna við samræmingu er hafin og valin forgangsmál komin í skýran farveg.

Hvað gerist eftir fyrstu sex mánuðina?

Þá tekur við regluleg vinna við að halda kerfinu lifandi. Stefnuskrá og Handbók eru uppfærðar, staða forgangsmála er metin og næstu skref sett fram í aðgerðalistum og 90 daga vinnuáætlun.

Stefnuvaki veitir áfram ráðgjöf, undirbýr og leiðir samtöl eftir þörfum og fylgist með tímamótum, breytingum og nýjum kröfum sem geta haft áhrif á sveitarfélagið.

Hversu oft eru fundir?

Fundatíðni tekur mið af stærð, skipulagi og þörfum sveitarfélagsins. Ekki er gert ráð fyrir fundum aðeins fundanna vegna.

Stundum er gagnlegast að funda með sveitarstjóra eða stjórnendum. Í öðrum tilvikum getur verið réttara að vinna með starfsfólki, nefndum eða kjörnum fulltrúum. Markmiðið er að nýta vinnurammann þar sem hann skapar mest virði hverju sinni.

Hverjir taka þátt í samstarfinu?

Algengt er að einn tengiliður haldi utan um samstarfið fyrir hönd sveitarfélagsins. Það getur verið sveitarstjóri, bæjarstjóri, skrifstofustjóri eða annar stjórnandi.

Þjónustan getur síðan nýst stjórnendum, starfsfólki, nefndum og kjörnum fulltrúum eftir því hvaða mál eru til vinnslu. Stefnuvaki verður sterkastur þegar stjórnsýslan og pólitísk forysta sjá sameiginlegt virði í verklaginu.

Er þjónustan eins fyrir öll sveitarfélög?

Nei. Grunnur aðferðafræðinnar er sá sami en framkvæmdin er aðlöguð að stærð, skipulagi, þörfum og stöðu hvers sveitarfélags.

Handbók, Stefnuskrá, gátlistar og vinnulag eru útfærð út frá gögnum og aðstæðum viðkomandi sveitarfélags. Þetta er því ekki stöðluð lausn sem er afrituð óbreytt á milli sveitarfélaga.

Er Stefnuvaki eftirlit með sveitarfélaginu?

Nei. Stefnuvaki er faglegur stuðningur og samstarfsaðili en ekki ytra eftirlit.

Sveitarfélagið á og leiðir sína stefnumótun og ber áfram ábyrgð á ákvörðunum og framkvæmd. Hlutverk Stefnuvaka er að skapa skýrleika, styðja við forgangsröðun og hjálpa sveitarfélaginu að sjá heildarmyndina og næstu skref.

Getur Stefnuvaki aðstoðað við gerð nýrrar stefnu?

Já. Afmörkuð rýni, ráðgjöf og undirbúningur geta fallið innan reglulegrar þjónustu.

Gerð nýrrar stefnu frá grunni, umfangsmikil endurskoðun, stór vinnustofa eða víðtækt samráðsferli telst hins vegar almennt sérstakt verkefni og er unnið samkvæmt sérstöku samkomulagi.

Hvað telst sérstakt verkefni?

Sérverkefni eru verkefni sem falla utan samþykkts vinnuramma reglulegrar þjónustu. Þar getur meðal annars verið um að ræða gerð nýrrar stefnu, umfangsmikla þarfagreiningu, stóra vinnustofu, samráðsferli, könnun eða verkefnastjórn.

Umfang, afurðir, tímarammi og verð slíkra verkefna eru skilgreind sérstaklega áður en vinna hefst.

Hver á Handbókina, Stefnuskrána og önnur gögn?

Sveitarfélagið eignast afurðirnar sem unnar eru sérstaklega fyrir það. Handbók, Stefnuskrá, gátlistar og önnur gögn eiga því áfram að nýtast sveitarfélaginu þótt samstarfi við Stefnuvaka ljúki.

Þetta tryggir að vinnan skapi varanlegt virði og geti einnig leiðbeint starfsfólki eða öðrum ráðgjöfum sem síðar koma að stefnumálum sveitarfélagsins.

Er hægt að segja þjónustunni upp?

Já. Samningur um reglulega þjónustu er uppsegjanlegur hvenær sem er.

Mælt er með að samstarfið fái að minnsta kosti þrjá til sex mánuði svo hægt sé að greina stöðuna, byggja upp Stefnuskrá og ljúka fyrstu útgáfu Handbókar sveitarfélagsins.

Hvað kostar þjónustan?

Verð tekur mið af íbúafjölda, skipulagi, stöðu og áætluðum vinnuramma sveitarfélagsins.

Eftir fyrsta samtal er hægt að leggja fram skýra tillögu að umfangi og verði reglulegrar þjónustu. Sérverkefni og vinna utan samþykkts vinnuramma eru verðlögð sérstaklega.

Hvað gerist ef lítið er kallað eftir aðstoð í tilteknum mánuði?

Stefnuvaki er áfram vakandi fyrir sveitarfélagið. Tíminn getur þá nýst til að uppfæra Stefnuskrá, yfirfara næstu tímamót, rýna skjöl eða undirbúa stöðumat og tillögur að næstu skrefum.

Þjónustan byggir því á reglulegri faglegri virkni en ekki aðeins þeim verkefnum sem sveitarfélagið kallar sérstaklega eftir.

Hefur þú fleiri spurningar?

Sendu mér línu eða bókaðu samtal. Þar getum við farið yfir stöðu sveitarfélagsins og metið hvort Stefnuvaki henti ykkar þörfum.