Þjónusta Stefnuvaka

Sameiginlegt verklag, skýr yfirsýn og reglubundin fagleg leiðsögn

Stefnuvaki styður sveitarfélög við að gera stefnur og áætlanir að virkum stjórntækjum. Þjónustan sameinar Handbók og gátlista, Stefnuskrá og reglulega ráðgjöf og stöðumat. Markmiðið er að tengja stefnu og framkvæmd og skapa festu í daglegri stjórnun.

Hlutverk Stefnuvaka

Sveitarfélagið á og leiðir sína stefnumótun. Stefnuvaki kemur ekki í stað stjórnenda, starfsfólks eða kjörinna fulltrúa og tekur ekki ákvarðanir fyrir þeirra hönd.

Hlutverk Stefnuvaka er að skapa yfirsýn og sameiginlegt verklag og veita faglega leiðsögn sem hjálpar sveitarfélaginu að samræma vinnu, forgangsraða næstu skrefum og færa samþykkt stefnumál áfram.

Hvað felst í þjónustunni?

Innan samþykkts vinnuramma getur regluleg þjónusta meðal annars falið í sér:

• Uppsetningu og reglulega uppfærslu Stefnuskrár.

• Gerð og þróun Handbókar sveitarfélagsins um stefnur og áætlanir.

• Gátlista, aðgerðalista og skýra framsetningu næstu skrefa.

• Reglulega stöðufundi, stöðumat og forgangsröðun.

• Ráðgjöf við stjórnendur, nefndir og kjörna fulltrúa.

• Rýni á stefnum, áætlunum og komandi tímamótum.

• Stutt minnisblöð, undirbúning funda og 90 daga vinnuáætlun.

Hvað er ekki innifalið?

Reglubundin þjónusta er afmörkuð og kemur ekki í stað umfangsmikilla sérverkefna.

Almennt telst eftirfarandi til sérverkefna:

• Gerð nýrrar stefnu frá grunni eða umfangsmikil endurskoðun.

• Víðtæk gagnaöflun, rannsóknir eða þarfagreining.

• Stórar vinnustofur, samráðsferli eða kannanir.

• Verkefnastjórn einstakra framkvæmda eða þróunarverkefna.

• Sérhæfð lögfræði-, hönnunar-, samskipta- eða tæknivinna.

Slík verkefni geta verið unnin samkvæmt sérstöku samkomulagi.

Hvernig fer samstarfið fram?

1. Greining og yfirsýn – fyrstu þrír mánuðirnir

Farið er yfir helstu stefnur og áætlanir sveitarfélagsins. Þær eru flokkaðar og færðar í Stefnuskrá með upplýsingum um stöðu, ábyrgð, tengsl og næstu tímamót. Jafnframt eru valin tvö til þrjú forgangsmál og næstu skref skýrð.

2. Handbók og samræming – mánuðir fjögur til sex

Útbúin er Handbók sveitarfélagsins um stefnur og áætlanir. Þar eru skilgreind hlutverk, lágmarksviðmið, gátlistar og verklag við gerð, samþykkt, framkvæmd og endurskoðun stefna og áætlana.

3. Regluleg ráðgjöf og framvinda

Stefnuskrá og Handbók er haldið uppfærðum. Á reglulegum fundum er farið yfir stöðu, forgangsmál og aðgerðalista. Ráðgjafi styður stjórnendur og kjörna fulltrúa og leiðir samtal þegar þörf krefur.

4. Endurskoðun og þróun

Forgangsröðun og vinnuáætlun eru uppfærðar eftir því sem aðstæður breytast. Árlega er farið yfir heildarstöðuna og metið hvaða stefnur, áætlanir og verkefni þarfnast athygli næst.

Hvað fær sveitarfélagið?

Með reglubundnum stuðningi Stefnuvaka verður auðveldara að:

• Hafa eina sameiginlega yfirsýn yfir stefnur og áætlanir.

• Samræma vinnubrögð þótt ólíkir starfsmenn eða ráðgjafar komi að verkefnum.

• Skýra ábyrgð, umboð og ákvörðunarvettvang.

• Sjá framvindu, aðgerðalista og næstu skref.

• Tengja stefnur betur við ákvarðanir og daglega stjórnun.

• Undirbúa uppfærslu og endurskoðun skjala á réttum tíma.

• Byggja upp verklag og afurðir sem verða eign sveitarfélagsins.

Skýrara umboð fyrir stjórnendur

Góð stefna styður við bakið á stjórnendum þegar sameiginleg viðmið, ábyrgð og forgangsröðun eru skýr. Hún dregur úr óvissu um hvaða verkefni eigi að færa áfram og á hvaða umboði. Það eykur faglegt öryggi og skapar meiri ró í daglegri stjórnun.